Die Projektbudgetplanung ist sowohl für kleine als auch für mittelständische Unternehmen von großer Bedeutung. Sie ist ein sehr wichtiger Bestandteil des Projektmanagements. Hierbei werden Ausgaben und Finanzmittel gegenübergestellt, um die erfolgreiche finanzielle Abwicklung eines Projektes sicherzustellen. In diesem Artikel geben wir dir einige wichtige Tipps an die Hand, damit das nächste Projekt erfolgreich durchgeführt werden kann.
Die Wichtigkeit der Budgetierung von Projekten
Grundsätzlich gilt, dass KMUs Projekte nur dann starten, wenn die Wahrscheinlichkeit auf Erfolg gegeben ist. Damit man von einem Erfolg sprechen kann, muss das Projekt rentabel sein. Das bedeutet nichts anderes, als dass sich das Projekt finanziell lohnt. Es muss somit mehr Geld einspielen als zur Realisierung des Projektes ausgegeben wurde. Daher ist es von großer Bedeutung, dass dem jeweiligen Projekt ein Budget zugeteilt wird. Dieses sollte nach Möglichkeit nicht überschritten werden.
Ablauf der Projektplanung
Im ersten Schritt wird einem Projekt ein vorläufiges Projektbudget zugewiesen. Hierbei gilt, dass die Ausgaben den Einnahmen entsprechen. So kann bereits im ersten Schritt sichergestellt werden, dass kein Verlust eingefahren wird. Im Anschluss daran geht es um die
Festlegung der Projektziele. Dieser Schritt dient dazu, die Realisierbarkeit eines Projektes einzuschätzen.
Der letzte Schritt besteht in der Projektbudgetplanung. Dabei werden die Ausgaben und die Einnahmen des Projektes ermittelt und in mehrere Unterkategorien unterteilt. Auf diese Weise kann man sich vor der Durchführung eines Projektes bereits einen guten Überblick über die finanziellen Rahmenbedingungen schaffen und herausfinden, ob ein Projekt mehr einspielt als die Umsetzung aller Voraussicht nach kosten wird.
Wichtige Tipps zur Budgetplanung
Bei der Planung von Budgets sollten möglichst keine Fehler gemacht werden, da sich diese negativ auf die Rentabilität eines Projektes auswirken können. Im schlimmsten Fall kommt es dazu, dass sich das Projekt überhaupt nicht lohnt, da die Ausgaben für das Projekt die generierten Einnahmen übersteigen.
Den richtigen Preis auswählen
Immer wieder kommt es dazu, dass die Ausgaben für ein Projekt über- oder unterschätzt werden. Das ist ganz normal und erst einmal kein Anlass zur Sorge. Trotzdem sollten die Kosten möglichst genau geschätzt werden, sodass es nur zu geringen Abweichungen kommt. Das bedeutet, dass du dich bei der Bewertung der Ausgaben an realitätsnahen Prognosen orientieren solltest. Um unerwarteten Kosten entgegenzuwirken, kann eine
Kapitalrücklage gebildet werden. Es ist zudem üblich, einen Aufschlag in Höhe von 10 % des gesamten Budgets für Verwaltungsgebühren aufzuschlagen.
Das Budget sollte nicht zu hoch, aber auch nicht zu niedrig angesetzt werden. Denn ein zu geringes Budget kann dazu führen, dass Probleme entstehen, weil wichtige Aufgaben aufgrund von Budgetmangel nicht durchgeführt werden. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn die Qualitätskontrolle gar nicht oder nur rudimentär durchgeführt wird, weil das Budget nicht mehr hergibt. Dies kann schwerwiegende Folgen haben und den Erfolg des Projektes entsprechend beeinträchtigen.
Die richtige Ressourcenplanung
Bei der Planung der Ressourcen ist es sinnvoll, nicht über die Gesamtlaufzeit des Projektes zu budgetieren, sondern die Planung Monat für Monat vorzunehmen. Denn das erleichtert die Übersicht und führt zu einer verbesserten Flexibilität. Somit kannst du dich besser auf unvorhergesehene und überraschend eintretende Vorfälle anpassen, wie zum Beispiel einer Verzögerung der Lieferung oder dem Wegfall eines wichtigen Lieferanten. Dies reduziert auch die Fehleranfälligkeit.
Die Mitarbeiter einbeziehen
Wenn es um die Projektabwicklung geht, dann sollten alle beteiligten Mitarbeiter miteinbezogen werden, nicht nur die Buchhaltung. Denn die Mitarbeiter der Abteilungen, die an der Ausführung des Projekts beteiligt sind, wie zum Beispiel Forschung und Entwicklung oder Marketing, verfügen über relevante praktische Erfahrungen. Diese können genutzt werden, um einen reibungslosen Prozess zu gewährleisten, mit dem alle beteiligten Parteien zufrieden sind. Es besteht weniger Spielraum für Fehler und Konflikte. Um die Mitarbeiter einzubeziehen, können
wöchentliche Meetings angesetzt werden.
Regelmäßige Überwachung
Grundsätzlich gilt, dass ein einmal festgelegtes Projektbudget vorläufig ist und somit zu jeder Zeit verändert werden kann. Das ist nur logisch, schließlich können die Ausgaben in der Regel nur geschätzt werden und von den in der Realität anfallenden Kosten abweichen. Daher ist es sehr wichtig, die geschätzten Ausgaben regelmäßig mit den tatsächlichen Kosten zu vergleichen, um bei Bedarf zu intervenieren und das Budget entsprechend anzupassen.
Eine Buchhaltungssoftware nutzen
Die Verwendung einer
geeigneten Buchhaltungslösung kann dabei helfen, das Budget möglichst genau zu planen und so zur erfolgreichen Realisierung eines Projektes beitragen. So kann das Budget über einen Soll-Ist-Vergleich verwaltet werden, was eine bessere Übersicht schafft. Zudem verringert eine Buchhaltungssoftware die Fehleranfälligkeit in der Buchhaltung, sodass stets mit den richtigen Zahlen gearbeitet wird. Eine Buchhaltungslösung kann aber noch viel mehr, zum Beispiel:
• Verwaltung von offenen Posten
• Betriebswirtschaftliche Auswertungen
• Unterstützung bei der Erstellung von Jahresabschluss, Bilanz und GuV
